Ser bem-sucedido depende muito mais da postura que o dono da academia assume como gestor financeiro do que do crescimento da empresa.
Afinal, quem consegue manter a saúde financeira da sua academia em tempos difíceis entra com o pé direito no momento em que as matrículas aumentam.
Dessa maneira é possível usar o dinheiro a mais em investimentos e, inclusive aumentar as reservas para imprevistos ou, quem sabe, abrir uma ou mais filiais do seu negócio.
Se acaso está com dificuldades e pensa em desistir não se desespere. Vou te mostrar caminhos para aprender a cuidar das finanças da academia e sair do amadorismo o quanto antes.
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Como saber se a academia vai bem?
Com toda a certeza, entender o funcionamento de um centro de treinamento físico é o que evita surpresas no final do mês.
Está certo que, como proprietário ou sócio você não possui a obrigação de saber tudo sobre finanças. Mas, quanto mais conseguir entender sobre o tema melhor.
Assim, você pode prever como serão os próximos meses do negócio, qual o momento de contratar ou demitir colaboradores e as melhores oportunidades para sua academia de ginástica.
Em primeiro lugar quem está começando a empreender deve estudar todo o conceito de fluxo de caixa e sua importância na administração de uma empresa.
Fluxo de caixa na academia
Só para ilustrar, o fluxo de caixa em uma empresa é um instrumento de controle e planejamento financeiro.
Consequentemente, ao fazer o fluxo de caixa da sua academia o gestor irá registar toda a espécie de recursos que estão saindo bem como todo o dinheiro que é adquirido naquele período.
Essas receitas são listadas para que seja possível interpretar quais são os serviços com maior demanda, quais estão com rendimento abaixo do esperado e os pagamentos efetuados com o dinheiro em caixa.
Passo a passo de um fluxo de caixa
Contas a receber da academia
Com o objetivo de saber como será o mês o melhor jeito de começar o fluxo de caixa é registrar os valores que a academia irá receber dia após dia.
As contas a receber incluem o dinheiro das matrículas dos novos alunos, mensalidades dos frequentadores da academia e renda de outros serviços como vendas da cantina, suplementos e moda fitness caso esses setores façam parte da estrutura da sua empresa.
Quando a academia oferece descontos para o pagamento adiantado é provável que saiba nos primeiros dias do mês qual a receita daquele período. Se acaso sua academia tiver planos com data diferente faça a estimativa do valor que será recebido mensalmente.
O setor de serviços passa por momentos de sazonalidade. Em outras palavras são raras as academias que conseguem a mesma entrada de dinheiro em todos os meses do ano.
O truque recomendado por experts em gestão é adotar uma visão um pouco mais pessimista na hora de estimar o cenário da academia em médio e longo prazo. Pensando em um período com poucos alunos fica fácil administrar o negócio quando tudo sair melhor do que o esperado, não é mesmo?
Contas a pagar da academia
A princípio as contas a pagar de uma empresa fitness são as mesmas de todo imóvel:
- Aluguel da academia;
- Pró-labore;
- Salários dos sócios;
- Salários dos colaboradores;
- Encargos sociais;
- Despesas bancárias;
- Impostos da empresa, do imóvel e de veículos;
- Pagamentos de fornecedores;
- Plano de internet;
- Telefone fixo e móvel;
- Compras de equipamentos de ginástica.
Essa lista pode ser maior ou mais enxuta. Tudo irá depender da estrutura e tamanho da academia no momento.
Vale a pena lembrar que existem despesas paga anualmente como IPTU e, nesse caso, é preciso ter uma reserva de capital para honrar com os compromissos em dia.
Acima de tudo preste atenção na data de vencimento de cada fatura. Em primeiro lugar, o pagamento adiantado pode te garantir descontos e diminuir o gasto total. Em contrapartida esquecer de fazer o pagamento na data prevista pode gerar transtornos como multas e a impossibilidade de fazer o pagamento na internet e em alguns correspondentes bancários.
Na data do vencimento, caso não tenha condições de pagar verifique a possibilidade de parcelamento e se os juros são menores do que o acrescimento pelo pagamento em atraso.
Como calcular o fluxo de caixa da academia?
Depois de colocar tudo em um papel ou software de gestão é a hora de fazer um diagnóstico das finanças da empresa.
O resultado do fluxo de caixa é feito ao calcular o valor das contas a receber menos o dinheiro gasto para pagar os compromissos da academia.
Esse dinheiro que sobrou no passo anterior é, de fato, o saldo disponível para movimentar a empresa sem correr riscos.
O valor em caixa sofre alterações diárias. Pensando assim é normal registar um momento de superávit e outro de prejuízo. Todavia valores altos de lucro ou prejuízo em vários dias sinalizam que é hora de tomar decisões para garantir o futuro da academia.
Minha academia está com problemas, e agora?
O seu fluxo de caixa mostra mais despesas do que receitas? Quando o dinheiro em caixa não é suficiente para quitar as despesas da academia é hora de repensar o seu negócio.
Se reúna com sua equipe e entenda o que aconteceu:
- O número de alunos caiu repentinamente?
- O período de baixa procura durou mais do que o esperado?
- O valor da mensalidade está acima do valor médio que seu cliente poderia pagar?
- As mensalidades estão sendo pagas com atraso?
Esse checklist é apenas um ponto de partida para pesquisar as causas do problema financeiro na academia. Além disso procure saber o como anda o movimento nos outros centros de treinamento físico da sua região.
Às vezes a crise é causada por um fator alheio a sua vontade.
Quando as outras empresas possuem o mesmo problema de falta de alunos isso significa que a cidade pode estar saturada ou os moradores com dificuldades financeiras a ponto de pensar em parar de fazer academia por um tempo.
Da mesma forma se os seus antigos alunos estão no concorrente infelizmente isso sinaliza que o serviço oferecido não foi o esperado para fidelizar os clientes e aumentar a sua taxa de retenção.
Como sair do negativo e voltar a lucrar com academia?
As estratégias para equilibrar o fluxo de caixa passam por vários setores de uma empresa fitness. Em suma, as atitudes mais frequentes para melhorar a saúde financeira da academia são:
Comprar equipamentos modernos
Todos os equipamentos e acessórios possuem a depreciação natural do tempo. Em áreas próximas ao litoral esse tempo pode ser mais rápido que o estimado no momento da compra.
O aluno gosta de se sentir especial e, ao imaginar a academia ideal visualiza o espaço com tudo que há de mais avançado para manter a forma.
Se os equipamentos estão velhos e apresentando sinais de desgaste usar as reservas para investir na manutenção é uma atitude fundamental.
Em seguida compre os equipamentos que possam sair mais em conta do que se fossem consertados ou pintados novamente.
Ter uma equipe de marketing
Pense em uma academia de ginástica de sucesso. Com toda a certeza o nome que veio à sua mente é resultado de investimento em marketing que posicionou a empresa como a academia ideal.
Hoje em dia ter perfis em redes sociais, site próprio, materiais de divulgação e participação em eventos é o básico para qualquer marca que pretende ser líder.
Profissionais experientes podem te ajudar a inovar e desenvolver uma nova identidade visual para a academia capaz de atrair alunos o quanto antes.
Aumentar o vínculo dos alunos com a academia
Quem frequenta diariamente a sua empresa faz isso porque, além de gostar de cuidar do corpo, acredita que esse é o melhor lugar para fazer isso.
Aproveite essa conquista e use os alunos antigos como mola de crescimento. Oriente o setor de vendas e lance uma campanha para dar benefícios aos alunos que trouxerem um amigo ou parente para treinar.
O benefício pode ser um desconto na mensalidade seguinte, um brinde ou até mesmo um sorteio em parceria com outro estabelecimento.
Quando melhor for sua ideia maior a probabilidade de adesão e maior será o dinheiro a receber nos próximos meses.
Os ganhos estão acima do esperado, como aproveitar?
Finalmente depois de muito trabalho você está começando a ter o retorno do dinheiro que investiu para montar sua empresa.
Agora que o mais difícil já passou é o momento de se planejar para continuar no topo por muito tempo.
O próximo passo só quem poderá escolher é você. Afinal, qual é o seu ideal para a academia? Um espaço pequeno e acolhedor ou uma academia com várias modalidades capaz de atender centenas de alunos?
Seja pequena, seja grande você pode crescer ainda mais se:
Apostar em treinos diferenciados
Oferecer modalidades que não estão disponíveis nos concorrentes pode aumentar o seu público.
Tenha uma caixa de sugestões na recepção da academia e peça aos alunos que sugiram a aula que gostariam de ter.
Treinar seus funcionários
Use um período do mês para capitações internas. Assim você irá manter a qualidade do serviço e garantir a saúde financeira da academia sempre.
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